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Obligaciones del EMISOR de la factura digital:

• Conservar la factura digital en su formato original junto con la firma y certificado.
• Asegurar la legibilidad de las mismas en su formato original.
• Garantizar el acceso completo a los datos (visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión).

Obligaciones del RECEPTOR de la factura digital:

• Las mismas que el emisor.
• Puede optar por su conservación en papel siempre que conste en ellas una marca gráfica de autenticación generada por un sistema admitido y publicado por la Agencia Tributaria. (Pdf417)
• Disponer de un software que permita verificar la validez del certificado.

Resumimos a continuación los principales aspectos que recoge la nueva legislación en relación a la factura digital y que debemos tener presentes:

• Contenido de la factura: Evidentemente la factura digital deberá contener TODOS los datos que son exigibles a una factura en papel.

• Archivado: Una de las principales ventajas del nuevo sistema es que se elimina la obligación de archivar el papel. Con la factura digital se deberá guardar el documento digital de la factura y la firma digital, junto con el certificado digital que permite verificar la identidad del emisor. Además, este archivado digital puede realizarse en cualquier lugar, a condición de garantizar ante cualquier solicitud de la Administración el acceso a estas facturas. Es decir, cuando se persone un inspector en nuestras oficinas debemos garantizarle el acceso a las facturas almacenadas, pero ya no deberemos presentárselas en papel, sino que las facturas en formato digital son válidas.

• La firma digital: Se acepta cualquier sistema de firma digital comúnmente aceptado y la firma se puede “incluir” de cualquier forma, siempre y cuando ambas partes (emisor y receptor) lo conozcan.

• Los certificados: Las autoridades de certificación y los certificados digitales admitidos estarán publicados en la página web de la Agencia Tributaria. Actualmente, la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) emite certificados gratuitos de tipo Clase 2 CA válidos para la firma electrónica.

Para garantizar el requerimiento de conservación de la factura y de su firma se abre la posibilidad de materializar las facturas en soporte papel, mediante el empleo de dos códigos en formato PDF-417, uno que correspondería a la factura en sí y el otro a la firma de la misma.

En primer lugar debemos destacar la regulación de la facturación con firma digital:

-Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999, por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica Diario Oficial n° L013 de 19/01/2000 P. 0012-0020.
-Ley 59/2003, de 19 de diciembre. Firma Electrónica. Esta Ley regula las normas de firma electrónica y deroga el Real Decreto Ley 14/1999, de 17 de septiembre.

Desde ese momento las facturas firmadas digitalmente tienen total validez legal y sustituyen a todos los efectos el papel. Los aspectos más destacados del nuevo sistema de factura digital son los siguientes:

• Para dar validez legal a una factura simplemente es necesario que esté firmada digitalmente. La firma digital no debe entenderse como una firma manuscrita, ya que en ningún caso se exige que las facturas se firmen manuscritamente.
• No es necesario estar autorizado por Agencia Tributaria ni firmar ningún contrato. También se suprime la homologación de los softwares y las notificaciones. El resultado es un sistema ágil y sin burocracia.
• Cualquier medio de transmisión es aceptado, de forma que podemos enviar las facturas a través de una Red de Valor Añadido (RVA), a través de Internet o a través de un mensaje de correo. La única condición es que estén firmadas digitalmente. Esto es, lo esencialmente importante es que estén firmadas digitalmente, ya que así garantizamos la seguridad de los datos y que no han sido modificados (integridad) y la identidad del emisor (autenticidad).
• En cualquier caso es necesaria la conformidad por parte del receptor para trabajar con factura digital. Sin embargo no es obligatorio que quede reflejado en un documento escrito y, en ningún caso, debe notificarse a Agencia Tributaria ni debe esperarse autorización por su parte. Simplemente el uso entre el emisor y el receptor de la factura digital ya es suficiente.